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Cuándo debemos dejar de usar hojas Excel para gestionar nuestra empresa

Pero, … ¿aún sigues usando hojas Excel para gestionar tu día a día? No te voy a decir que es la peor opción pero sí me gustaría que entendieras que cada solución tiene su momento y sobre todo es necesario conocer los pros y contras de cada solución para tomar la mejor decisión para nuestro negocio.

Sin duda las hojas Excel son algo muy sencillo de aprender para realizar operaciones sencillas e incluso gráficos sencillos por lo que resulta muy útil para almacenar datos, realizar cálculos sencillos o realizar algún informe. Sin embargo, puede convertirse en una auténtica pesadilla el uso de hojas Excel cuando se manejen muchos datos o las operaciones con ellos sean muy numerosas.

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¿Cuándo debemos preguntarnos si debemos cambiar de solución?

Las preguntas que debes hacerte para ver si estás usando una buena solución son estas:

  • ¿Uso hojas de cálculo para almacenar una base de datos o información de gestión?
  • ¿Realizo cambios en las hojas de cálculo de forma diaria?
  • ¿Tengo compañeros que hacen cambios en las mismas hojas de cálculo que uso yo?
  • ¿Manejo más de 1.000 líneas de datos en una hoja de cálculo?
  • ¿La información que tienen mis hojas de cálculo es sensible o confidencial?

Si la respuesta es sí a alguna de estas preguntas deberías plantearte cambiar de solución. No te voy a decir cuál es la mejor ya que en cada caso se pueden presentar soluciones diferentes pero sí te diré que si has respondido sí a alguna de las preguntas anteriores debes dejar de usar Excel.

¿Cómo puedo cambiar?

El cambio en ocasiones no es sencillo y sobre todo requiere de tu colaboración. En nuestro equipo solemos ir a casa del cliente, analizar qué datos maneja y qué operaciones realiza sobre ellos y le proponemos la mejor solución para sus datos. Sin embargo, para que no te quedes con la miel en los labios te propongo alguna de las soluciones que solemos trabajar y que tanto éxito han tenido:

  • Realizar una aplicación web con base de datos
  • Sincronizar un sistema de gestión existente (CRM, ERP, etc.) con una web que facilite la comprensión y el uso de los datos
  • Desarrollar una aplicación móvil para visualización de datos
  • Análisis e implantación de alguna solución opensource para cada caso: CRM, ERP, etc.

¿Qué ventajas voy a obtener con este cambio?

Muchas. Sin embargo las más importantes son estas:

  • Vas a poder acceder a tus datos desde cualquier parte del mundo y desde cualquier dispositivo
  • Tus datos estarán seguros y para acceder a ellos deberás acceder con un usuario y contraseña
  • Se programa un backup diario por lo que tus datos estarán seguros
  • Vas a poder trabajar con tus compañeros en tus datos simultáneamente sin tener peligro de sobreescribir datos o borrar el trabajo de mis compañeros
  • Vas a poder realizar filtrado y búsqueda de datos por lo que moverte por ellos es muy sencillo
  • Vas a poder integrar tus datos con otros sistemas que ya dispongas en tu negocio

Como te digo estas son algunas de las ventajas más significativas pero en cada caso pueden existir muchas más.

Vale pero esto suena caro. ¿Cuánto me cuesta hacer este cambio?

No puedo responderte con detalle porque el coste de estas soluciones depende directamente del número de horas que nuestro equipo tenga que trabajar en la solución, por lo tanto depende del tipo de datos, la complejidad, las operaciones realizadas sobre los datos y las funcionalidades que se deseen aplicar a la nueva solución. Hemos construido paneles de administración web desde 900€ por lo que si piensas en cualquiera de las licencias comerciales de cualquier ERP, CRM, etc. puede merecer la pena pensar en alguna solución desarrollada especialmente para tu negocio y con el soporte de nuestro equipo para corregir y mejorarlo en base a lo que tu necesites, sin las restricciones de ningún software comercial.

Si quieres saber más, no lo dudes y ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de analizar tu situación y ofrecerte alternativas!

 

 

Desarollo apps y platafromas web

Javier Fernández

Armadillo Originario. Apasionado del mundo mobile, seducido por la forma <em>agile</em> de hacer las cosas y enamorado del trabajo bien hecho.

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