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Cómo mejorar la gestión interna con una intranet

Cuando empezamos nuestra aventura Armadilla nos pusimos a pensar que existen muchos procesos internos que deberían ser automáticos y que de no serlo, pueden consumir mucho esfuerzo y tiempo de gestión de forma innecesaria. Son procesos que están ahí, que se tienen que hacer, pero que son repetitivos y podemos inventar la forma de que nos lleve menos tiempo.

¿De qué tareas hablo? Muy sencillo, se trata de tareas de gestión que nos quitan tiempo diario y que por el contrario son obligatorias:

  • Gestión de las horas imputadas a proyectos y/o clientes
  • Gestión de los gastos del equipo
  • Gestión de contraseñas
  • Documentación
  • Mensajería interna
  • y un laaaargo etc…

Nosotros pensamos que lo mejor sería construir un sistema interno, que nos permitiera centralizar estos procesos y garantizar que todos nuestros equipos los hicieran de la misma forma. Por eso inventamos nuestra intranet:

Intranet Armadillo Amarillo

Nuestra intranet persigue principalmente dos objetivos: centralizar los procesos hacerlos más fáciles para nuestro equipo. De esta forma garantizamos que la información existe, que está en un sólo sitio y que todos nuestros compañeros saben cómo usarla y siempre lo hacen de la misma forma.

Centralizamos el esfuerzo en la incorporación de dos módulos en nuestra intranet: la gestión de horas y gastos y la gestión de recuros

Captura de pantalla 2015-12-15 a las 21.38.56

Gestión de horas

De esta forma no sólo podemos ver dónde se está realizando mayor esfuerzo sino que nuestro equipo puede reportar de una forma fácil bajas, vacaciones, etc. Hemos construido un pequeño workflow que nos permite solicitar y aprobar las vacaciones para que todo quede aprobado según los responsables de cada equipo

Por otro lado, computamos la gestión de horas dedicadas a cada proyecto y cliente lo que nos permite evaluar la eficiencia en el desarrollo de nuestros proyectos

Gestión de Recursos

¿No habéis pensado alguna vez que sería interesante centralizar la información básica de un cliente y/o proyecto? Hablo de todos esos documentos, contraseñas, parámetros, etc. que todo miembro del equipo debe conocer de un cliente/proyecto antes de ponerse a trabajar con ello y que siempre acabamos preguntando a todo el mundo.

Captura de pantalla 2015-12-15 a las 21.44.09

Hemos querido ponerlo fácil y cada vez que se une un miembro de nuestro equipo a un proyecto se le da visibilidad a los recursos y de esta forma tiene toda la información a su disposición para poder trabajar. Hablo de esa información que es necesaria para trabajar y que por tanto no viola ninguna política de confidencialidad.

 

Con esta simple herramienta hemos conseguido nuestros dos objetivos fundamentales además de pasarlo genial programando y aprendiendo 😉

Y tu, ¿tienes intranet en tu empresa? Si no sabes cómo implementar estos procesos no dudes en ponerte en contacto con nosotros!

Javier Fernández

Armadillo Originario. Apasionado del mundo mobile, seducido por la forma <em>agile</em> de hacer las cosas y enamorado del trabajo bien hecho.

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